Cinci scuze penibile să nu răspunzi la un mail

Comunicarea în mediul de business este cunoscută de toată lumea sau, mă rog, așa se consideră și nu mai prea sunt lucruri de spus. Teoretic, așa ar trebui. Practic, azi, în 2016, mai există surprize fix unde nu ne-am aștepta. De exemplu, când cineva trimite un mail cu o anumită propunere către o companie multinațională, frumos ar fi să primească răspuns (măcar în 30 de zile, cum spune legea în cazul instituțiilor publice), indiferent de natura mailului.

Cornel Bălan

Director Operațional & Marketing @ Life Dental Spa

Ce facem când scriem un mail (respectând toate regulile de comunicare) către una sau mai multe persoane din cadrul departamentului de resurse umane (se mai întâmplă și în cazul altor departamente, precum comunicare sau marketing) și nu primim niciun răspuns? Vă rog să nu râdeți și să-mi spuneți că departamentul de resuse umane nu știe să răspundă la mailuri, pentru că nu este adevărat. Și să facem precizarea că mailul nu viza zona de recrutare. Ei bine?

De multe ori m-am întrebat cum de comunicarea este defectuoasă fix în zonele în care ar trebui să fie un instrument de lucru. Să încercăm să găsim câteva „scuze”:

  1. Programul de lucru foarte încărcat – am lucrat și eu muuulți ani în mediul corporate și nu în toate zilele avem la fel de multe task-uri de îndeplinit. Ne-am găsi două minute să răspundem ceva (afirmativ sau negativ) expeditorului. Această scuză nu este valabilă.
  2. Nu ar trebui să ne fie nouă adresat – în acest caz, și mai ușor, formulăm un răspuns rapid și mulțumim pentru interes, îndemnând expeditorul să se adreseze persoanei în măsură (pe care în mod obligatoriu o trecem în CC). Cred că este timpul să terminăm cu secretomaniile gen anii ’90, când secretarele vizibil deranjate spuneau cum nu pot preciza adresa de mail a lui X sau Y pentru că este confidențială. O adresă de mail din cadrul unei companii este o informație publică și nu are nici o legătură cu confidențialitatea. Și această scuză pică.
  3. Nu știu ce să răspund – am întâlnit situații când diverse persoane nu au „puterea” sau curajul de a răspunde până nu se consultă cu superiorii ierarhici. Chiar și atunci se poate formula un răspuns în care să se menționeze că propunerea/situația prezentată se va analiza, iar în momentul în care va prezenta interes pentru companie se va reveni cu un răspuns. Nici scuza nr. 3 nu poate fi acceptată.
  4. Am inbox-ul plin de mailuri și nu l-am văzut – cu atât mai grav, pentru că înseamnă că destinatarul este total dezorganizat și nu știe să-și prioritizeze mailurile în funcție de importanță. Pentru cineva care lucrează într-o companie serioasă, nu ar trebui să existe o astfel de scuză.
  5. Nu a ajuns mailul – este posibil ca respectivul mail să ajungă în spam, dar ce ne facem când expeditorul trimite și solicitare de primire, confirmare de citire și primește după un timp mesajul că mailul a fost șters fără a fi citit? Ne întrebăm dacă cei de la Anonymous i-au pus gând rău persoanei respective.

Scuzele pe care eu le-aș accepta ar fi:

  1. Nu ne interesează (dar de, nu putem spune așa, pentru că „stricăm” imaginea companiei – imaginea se strică mai rău prin această tăcere, iar eu nu cred în sintagma „și tăcerea este un răspuns”).
  2. Nu am chef să răspund la așa ceva, mai caută-ne peste vreo șase luni (fair enough, nu te mai deranjez cu remindere și cu tot felul de alte mailuri).
  3. Procedurile și valorile companiei noastre nu sunt în concordanță cu propunerea dvs. (m-ar enerva-amuza, dar aș aprecia faptul că m-a refuzat elegant).
  4. Lista poate continua atât timp cât sunt răspunsuri inteligente, din care să înțeleg că NU, NU NE MAI DERANJA! Dar măcar să fie un răspuns.

Din păcate, aceasta este o situație reală și așa sunt tratați mulți potențiali parteneri de dialog (ca să nu spun de afaceri), iar mentalitatea unor manageri/directori ar trebui să se schimbe, pentru că nimeni nu este de neînlocuit, iar acționarii unei companii nu vor ca imaginea business-ului lor să fie stricată prin lipsa celor mai elementare reguli de comunicare (se poate citi bun simț) ori prin atitudine neadecvată. Aviz amatorilor din poziții-cheie!

P.S. Culmea este că, în cadrul companiei care a inspirat această postare, departamentul de HR nu răspunde nici la mailurile colegilor. Ce pretenții să mai avem noi, ceilalți, din exterior?

S-ar putea să-ţi placă

By 

Email Newsletter