În peisajul mereu schimbător al Resurselor Umane (HR), apariția platformelor de tipul Employee Self-Service (ESS), prin care angajații au început să câștige acces rapid la informații vitale pentru ei, fără mijlocitor uman, a marcat o schimbare semnificativă în modul în care funcționează departamentele de HR în organizații.
Anamaria Borza
Expert @ Smartree
Pe măsură ce HR-ul însuși se transformă din cum era perceput tradițional, doar ca funcție administrativă, într-un partener strategic, adoptarea uneltelor moderne devine imperativă pentru a rămâne în frunte în mediul competitiv de afaceri.
Așa se face că importanța platformelor Employee Self-Service este din nou în creștere, iar în 2024, pe fondul schimbărilor rapide, vor deveni nu doar o opțiune, ci o necesitate pentru departamentele de HR care doresc să rămână relevante și competitive.
Călătoria software-ului dedicat resurselor umane poate fi urmărită până în zilele începutului digitalizării, când s-au introdus sisteme de bază pentru simplificarea sarcinilor administrative. De-a lungul anilor, progresele tehnologice au condus la dezvoltarea de soluții sofisticate de HR, pentru a răspunde diverselor nevoi ale organizațiilor moderne, iar una dintre inovațiile cele mai importante în această călătorie a fost integrarea modulului Employee Self-Service în platformele de tip HCM – Human Capital Management.
- Cum a murit managementul resurselor umane
- Adina, “internul” de la Iași care testează aplicațiile Poștei Române
- Cum pot reduce companiile fluctuația de personal? Factori-cheie pentru retenția angajaților
Și, brusc, am trecut de la fluturași pe hârtie și coadă la ușa echipei de HR, în ziua de salariu, la acces nelimitat. A fost un șoc organizațional, care în multe companii și-a făcut simțit efectul luni bune de la primul fluturaș electronic. Cu toate că să-ți poți accesa fluturașul online pare acum ceva absolut normal și banal, în România încă avem >40 la sută dintre companii, unde angajații nu beneficiază de acest lucru.
Platformele Employee Self-Service împuternicesc angajații, fiindcă le oferă acces direct la o multitudine de funcții legate de HR oricând au nevoie și de oriunde doresc să le acceseze.
Dacă la început acestea abordau ca nevoi principale doar accesul la fluturașii de salarii și solicitarea concediilor în format electronic, de-a lungul anilor serviciile s-au diversificat în ritm alert. Acum, angajații își pot actualiza singuri informațiile personale, își pot genera adeverințe, își pot face pontajul complet sau își pot verifica dreptul de concediu de odihnă în timp real.
În același loc, managerii au vizibilitate completă asupra echipelor lor, pot genera rapoarte de interes fără să mai fie nevoiți să apeleze la colegii din HR, pot iniția fluxuri de modificări contractuale pentru angajații pe care îi coordonează sau își pot delega atribuțiile cât sunt în vacanță, astfel încât procesele de HR să poată să decurgă fără dificultăți.
Platformele de Employee Self-Service facilitează o interacțiune eficientă între angajați și departamentul de HR. Această schimbare către auto-servire nu numai că îmbunătățește satisfacția angajaților, ci le permite și profesioniștilor HR să se concentreze asupra inițiativelor strategice.
Beneficiile platformelor Employee Self-Service aduc în prim-plan importanța acestora în peisajul contemporan al HR-ului:
- Eficiență crescută: Studiile au arătat că organizațiile care implementează platforme ESS experimentează o reducere de cel puțin 15 la sută a timpului petrecut pe anumite sarcini administrative de rutină.
- Îmbunătățirea experienței angajaților: O forță de muncă mulțumită este un instrument valoros. Platformele ESS împuternicesc angajații și le oferă autonomie și comoditate în gestionarea sarcinilor legate de HR, iar acest lucru contribuie la o experiență pozitivă a angajaților, ceea ce poate ajuta la rate de retenție mai bune. O creștere de aproape 23 la sută în nivelul de satisfacție a angajaților raportat la nevoile lor legate de date de HR și salarizare este un bonus care, sunt sigură, arată din plin impactul pozitiv al unei soluții potrivite de ESS.
- Acces la date în timp real și autonomie: într-o lume atât de digitalizată, companiile au nevoie de decizii bazate pe date actualizate, iar platformele ESS oferă acces în timp real și direct la datele critice de HR atât pentru angajați, cât și pentru manageri. Acest lucru nu numai că permite luarea deciziilor informate, ci susține și agilitatea în implementarea planurilor strategice ale companiei.
- Economii de costuri: Simplificarea proceselor de HR prin mecanisme de auto-servire reduce nevoia de resurse umane suplimentare și duce la economii de costuri administrative asociate care pot atinge și 20 la sută, conform unor studii.
Atunci când în top 5 priorități pentru liderii de HR în 2024 pe locul al treilea se află, conform studiului Gartner, tehnologia pentru HR și când 56 la sută dintre managerii de HR afirmă că soluțiile lor software actuale nu se potrivesc cu nevoile de business, este evident că trebuie să reevaluăm impactul tehnologiei de HR. Culturile organizaționale care sunt în curs de modificare, pentru a pune cu adevărat angajații în centru, au nevoie de susținerea pe care o poate aduce o platformă de HR employee-centric.
Transformarea profundă prin care trece societatea și ritmul alert al schimbărilor pe planuri multiple vin cu multe provocări, dar în companii pot fi și oportunități. În special pentru specialiștii HR, care pot susține organizația dacă sunt ajutați, la rândul lor, de soluții care îmbină expertiza cu tehnologia.
În 2024, platformele de Self-Service pentru angajați nu vor fi doar instrumente eficiente pentru HR, ci și catalizatori-cheie în transformarea digitală a domeniului. Integrând tendințe precum experiența centrată pe utilizator, securitate avansată, mobilitate și accesibilitate sau comunicare prin roboți, aceste platforme nu numai că răspund cerințelor actuale ale HR-ului, ci pregătesc terenul pentru viitoare inovații. Adoptând soluții care încorporează progrese tehnologice, specialiștii și managerii HR își pot poziționa organizațiile către un viitor mai agil, eficient și axat pe oameni.
