Unul dintre cei mai importanți furnizori de sisteme informatice de business din Europa Centrală și de Est a investit în dezvoltarea a două soluții software ce ajută companiile și profesioniștii din resurse umane să rămână productivi chiar și lucrând de acasă: semnătura electronică și chatbot, asistentul virtual de HR.
Pentru cazurile în care trebuie modificat contractul de muncă sau trebuie semnat unul nou, fluxul standard presupune deplasarea angajatului la sediul organizației și semnarea fizică a documentelor. Ulterior, ele sunt semnate și de reprezentanții legali ai organizației, tot fizic.
Soluția de semnătură electronică propusă de TotalSoft simplifică întregul proces, care se rezumă la câțiva pași digitali: specialistul HR face modificarea de contract sau adaugă datele noului contract în Charisma HCM, soluția software pentru managementul resurselor umane, și începe fluxul de semnare electronic. Aplicația transmite către angajat, pe email, documentul electronic rezultat, iar el poate să vizualizeze documentul și să-l semneze electronic cu o semnătură autorizată de la CertSign, valabilă o anumită perioadă de timp.
Credem că te-ar interesa și: Cum am devenit “neangajabilă”
Odată semnat, contractul este securizat și nu se mai poate interveni asupra acelei versiuni. Aceasta este trimisă, tot electronic, către ceilalți semnatari legali, care o pot semna electronic. Părțile sunt notificate când cineva semnează documentul și, la final, primesc câte un exemplar complet, ce poate fi depus la ITM fără alte intervenții.
Noua ta carieră poate începe aici – locuri de muncă în toate domeniile, în toate județele
„Dacă în trecut semnarea unui contract de muncă dura până la două zile, astăzi se poate semna în trei minute. Avem deja răspunsul ITM-ului, care precizează că, atâta vreme cât documentul este semnat cu semnături electronice certificate, valide, de ambele părţi, atunci el are valoare juridică”, declară Mihai Gavan, Charisma HCM Global Sales Director la TotalSoft.
Chatbot HR disponibil pe orice platformă digitală de comunicare
Pentru a veni în sprijinul angajaților care lucrează de acasă și au nevoie de suport din partea departamentului de resurse umane la ore mult mai flexibile, TotalSoft a dezvoltat chatbot-ul Timea, colega virtuală de la HR. „Am observat un trend clar, în rândul oamenilor, de a comunica prin mesaje text. Este de departe cea mai utilizată formă de interacțiune, drept urmare am dorit să ajutăm angajații printr-o formă de suport disponibilă 24/7, pe o platformă digitală familiară lor”, arată Mihai Gavan.
Grație avansului tehnologic, majoritatea solicitărilor de HR se pot rezolva prin transmiterea de mesaje simple către un asistent virtual, căruia oricine îi poate solicita ajutorul prin platformele de comunicare disponibile: Facebook Messenger, Skype, WhatsApp, Slack. Chatbot-ul TotalSoft poate ajuta angajații să afle imediat și la orice oră soldul zilelor de concediu, le poate trimite imediat pe email diverse adeverințe și poate iniția fluxuri de tipul cererilor de concediu sau raportarea concediului medical către organizație.
DESPRE TOTALSOFT
Companie românească înființată în 1994, este unul dintre cei mai importanți furnizori de sisteme informatice de business (ERP, HCM, DM și BI) din Europa Centrală. Are o echipă de peste 500 de specialiști și proiecte în 45 de țări. Este furnizorul preferat de soluții ERP din România și unul dintre primii zece furnizori globali de soluții software pentru industria de leasing. Produsele de top ale TotalSoft, Charisma ERP, Charisma HCM și Charisma Medical Software, sunt lideri de piață în România, cu aplicare în opt verticale de business: financiar, retail & distribuție, producție, servicii, construcții, agricultură, energie și medical. Oferă și o suită de servicii de outsourcing, ce include, pe lângă serviciile de HR și Financiar-Contabilitate, partea de digitalizare, în conformitate cu cerințele GDPR.
În 2016, TotalSoft a fost achiziționată de Logo Yazilim A.S. (Logo), cel mai mare furnizor independent de software din Turcia și una dintre companiile de software cu cea mai rapidă dezvoltare. Logo oferă soluții și servicii prin peste 800 de parteneri, este prezentă pe 45 de piețe internaționale și deservește peste 90.000 de clienți din Europa, Orientul Mijlociu, Africa și Asia. Este prima companie publică de IT din Turcia.
