Ședințele hibride – sau cum să iei ce-i mai rău din ambele lumi

Pe măsură ce unele părți ale lumii încep să vadă lumina de la capătul tunelului cu privire la pandemia Covid-19, companiile încearcă să planifice “revenirea la normal”, orice ar însemna acest lucru în următorii câțiva ani.

Nicu Andronic

Contributor

Unul dintre subiectele fierbinți din această perioadă este “politica de WFH (work from home)”. Unele companii, puține, au luat o decizie grea și riscantă și au trecut definitiv la un mediu de lucru remote-only, în timp ce altele au decis o dată exactă la care toată lumea urmează să se întoarcă la birou, marcând astfel, în mod naiv, sfârșitul pandemiei.

Totuși, în realitate, acestea sunt cazuri rare, căci marea majoritate a companiilor recunosc că pandemia le va perturba pe termen lung modul în care lucrează, dar nu știu exact care vor fi efectele create de aceasta. Aceste companii încearcă în prezent abordări diferite pentru probleme nemaiîntâlnite până acum și, deci, niciodată descrise în vreun manual de management.

Una dintre aceste probleme este modul în care abordează ședințele. Ședințele fac parte din viața de zi cu zi a oricărei companii și vor continua să facă acest lucru, neperturbate de pandemie, deoarece fac parte din natura umană. Dar modul în care se vor desfășura aceste ședințe în următorii ani se va schimba cu siguranță. Pe măsură ce companiile își aduc încetul cu încetul o parte din forța de muncă în birou, o problemă comună începe să-și facă simțită prezența: cum să organizezi o ședință în care o parte a participanților sunt prezenți fizic, la birou, iar restul sunt acasă.

Cea mai evidentă soluție este de a ține ședințe hibride. Participanții prezenți la birou se întâlnesc într-o sală de conferințe și, folosind echipamente avansate de teleconferință, intră într-o ședință online cu colegii care lucrează de acasă. În teorie, această variantă pare să funcționeze din mai multe puncte de vedere. Participanții din sala de conferințe sunt fericiți să se întâlnească între ei într-un mediu familiar, pre-pandemic, iar acest lucru le oferă un sentiment de normalitate. Și managementul companiei este fericit, deoarece are ocazia să le arate angajaților care lucrează de acasă că ședințele de la birou sunt distractive și sigure, iar oamenii ar trebui să se simtă încurajați să se întoarcă la birou.

Cu toate acestea, există o mare capcană aici: părțile negativele ale acestui tip de ședință sunt imense și vor crea frustrare în rândul participanților, iar asta va elimina rapid orice aspect pozitiv.

Să discutăm pe rând câteva dintre aceste părți negative.

Balanța puterii

Partea din ședință ce se desfășoară în sala de conferințe este percepută ca fiind cea mai importantă, iar oamenii care participă de acasă se simt participanți de “mâna a doua”. Sala de conferințe pare locul unde se întâmplă cu adevărat “acțiunea” și se iau deciziile, nu în acea ședință online cu toată lumea.

Probleme tehnice

Aceste probleme tehnice, specifice ședințelor online, vor apărea în continuare. Știți povestea. Orice ședință online standard începe cu participanții întrebând fiecare în parte dacă sunt auziți/ văzuți, pentru a se asigura că nu au apărut probleme tehnice. Ceea ce este normal și total acceptat. Într-o ședință hibridă, aceiași oameni care intră de acasă nu vor să întrerupă ședința cu problemele lor tehnice și vor prefera să tacă și să încerce să umple golurile.

De asemenea, nu uitați că problemele tehnice se pot întâmpla și în sala de conferințe. Dacă cineva nu este auzit sau vor apărea probleme tehnice, va trece ceva timp până când cineva din sala de conferințe va observa, deoarece se concentrează unul pe celălalt, nu pe persoanele care participă online. Este normal, este modul în care funcționează oamenii, concentrându-se mai degrabă pe oamenii care stau în fața lor, decât pe o reprezentare digitală a unei persoane.

Stiluri de comunicare diferite

În ședințele online, oamenii și-au adaptat stilul de comunicare pentru a depăși limitările impuse de mediu. În online, o singură persoană vorbește. Toate platformele de comunicare au chiar un indicator care să arate cine vorbește. Într-o sală de conferințe, oamenii comunică mai natural, întreruperile și vorbirea unul peste celălalt se întâmplă din când în când, dar sunt tratate cu indulgență de toți participanții. Într-o ședință hibridă, persoanele care participă online nu vor mai înțelege ce se transmite din sala de conferințe.

De asemenea: cine vorbește? În ședința hibridă, participanții online nu au nicio modalitate de a vedea cine dintre cei prezenți în sala de conferințe vorbește. Nu uitați, de asemenea, că în unele (cele mai multe?) companii, oamenii poartă măști în timp ce se află în spațiile comune, deci și în sala de conferințe. În zgomotul unei săli de conferințe, poate și având un sistem de teleconferință nu grozav, aceste voci sunt aproape imposibil de distins de către colegii care participă online. Din nou: frustrare.

Glume de “interior”

Într-o sală de conferințe tot timpul apare ceva neprevăzut. Fie că este un zgomot ciudat, fie cineva care scapă un pix, fie cineva intră în cameră – neprevăzutul se întâmplă. Toate aceste lucruri vor provoca reacții diverse la persoanele din sala de conferințe, dar nicio reacție la persoanele care participă online și nu le sesizează. Din nou, persoanele care participă online se simt excluse și nu se simt parte a “acțiunii”. Vă amintiți sentimentul că nu înțelegeți “glumele de interior” ale unui grup?”

Uneltele de lucru

Unul dintre principalele avantaje ale ședințelor online unde o persoană își folosește propriul computer este că acest computer este în același timp și modalitatea de participare la ședință, dar și instrumentul de lucru personal. Dacă într-o ședință online un participant are nevoie de un document, o informație, un link, practic orice resursă care nu a fost pregătită în prealabil, acesta îl poate găsi și îl poate partaja rapid cu restul participanților din ședință. Participanții pot lucra împreună pe un document, pot partaja un fișier, salva un link etc. Colaborare instantanee. În cazul ședințelor hibride, însă, oamenii din sala de conferințe sunt dezavantajați, deoarece nu au acces la instrumentul lor de lucru, la calculator. Din nou – frustrare – de data aceasta resimțită de participanții din sala de conferințe.

Ok, pentru a fi corect aici, o soluție ar fi ca fiecare să aibă propriul laptop în sală și să participe la ședință individual, dar pe “mute” și cu video oprit. Iar unul singur dintre participanți să asigure partea de sunet și video pentru pentru întreaga sală de conferințe. Majoritatea sistemelor de teleconferință permit chiar sălii de conferințe să se alăture ca “participant” în ședință. Dar, sincer, dacă există oameni în sala de conferințe care se concentrează pe laptop, înseamnă că nu se mai concentrează pe ceilalți participanți din sală, principalul avantaj perceput al ședințelor față-în-față, nu?

În concluzie, acestea sunt unele dintre motivele care fac din ședințele hibride o idee foarte proastă.

Înțeleg de ce sunteți tentanți să aveți această abordarea hibridă a ședințelor. Dar nu o (mai) faceți. Chiar dacă sunteți împreună la birou, utilizați propriul laptop, cu propriile căști și propriul microfon. Rămâneți la același nivel și utilizați aceeași metodă de comunicare ca toți ceilalți participanți.

Articolul anterior

O platformă de învățare pentru echipe ce lucrează remote, înființată de un român, atrage o investiție de 200.000 de euro

Articolul următor

Cultura organizațională și prizonierii ei. Frica și mecanismul prostiei.

Articole din aceeași categorie
Citește

Îmi cer scuze.

Când eram copil, mi-era foarte greu să recunosc că am greșit. Mă temeam de consecințe. „Nu mai ai…
Citește

Ciorbă şi leadership

Mulți înțelepți sunt de părere că leadership-ul este o relație morală complexă, cu învățături din arta războiului și…
Citește

Manager sau adolescentă?

Îmi iubesc meseria din multe motive, iar unul dintre ele faptul că întâlnesc fascinant de multe personalități. Aceste personalități…
Total
0
Share