În contextul apariției soluțiilor de externalizare a serviciilor de administrare personal (HR), dar și de calcul al salariilor angajaților, o concluzie ar fi că o mare parte din firmele românești preferă, în continuare, să deruleze intern ambele servicii.
Raportul între companiile care lucrează cu resurse interne pe cele două componente și cele care au externalizat aceste servicii este relativ apropiat, deci este foarte posibil ca majoritatea firmelor să opteze pentru cele două variante „la pachet”, arată un studiu EY. Unele companii lucrează doar pe una dintre componente cu echipa internă, iar pentru celălalt serviciu apelează la un furnizor extern. Este de presupus, însă, că acest model mixt de lucru este mai puțin aplicat, din considerente de flux de lucru și decizii integrate pe cele două componente – administrare personal și salarizare.
Modele de lucru în administrarea personalului companiei
Pe acest segment, mai mult de două treimi dintre companiile participante la studiu (68 la sută) derulează intern această activitate, iar restul (32 la sută) au preferat varianta externalizării. Față de anul anterior nu se observă nicio schimbare majoră. Proporțiile sunt similare celor din 2022, ceea ce relevă o stagnare în intenția exprimată anul trecut, aceea de a lua în calcul externalizarea acestui serviciu.
În cele mai multe companii care asigură din resurse interne administrarea personalului (44 la sută), această activitate este realizată de o singură persoană. Pe locul doi (26 la sută) apar firmele care au alocat, intern, două persoane. Doar 12 la sută utilizează trei persoane, iar restul de 18 la sută lucrează cu mai mult de trei persoane. Rezultatele sunt similare celor din 2022. E de presupus că, pe fondul unei situații economice sensibile, companiile au preferat să mențină un număr redus de persoane care să acopere această activitate.
La sondaj au participat, aproape la egalitate ca pondere în total, companii cu 1-250 de angajați – 58 la sută (mici și medii) și companii cu 251-1.000 angajați și peste – 42 la sută.
- 10 ani de inovație: Rolul OPSWAT România în securizarea infrastructurii critice globale
- Auchan oferă peste 20 de burse într-un program part-time de dezvoltare profesională pentru studenți și masteranzi
- Henkel Romania și voluntarii săi construiesc pentru generațiile viitoare
La întrebarea privind modul în care e generat pontajul angajaților, automat sau manual, răspunsurile au fost relativ echilibrate, cu un mic avans al companiilor care au apelat la metode automate pentru pontaj – 54 la sută dintre respondenți. Restul de 46 la sută folosesc în continuare metoda manuală de lucru. „Evident, este loc de creștere pentru accesarea soluțiilor digitale de către companiile românești, având în vedere că pe piață există furnizori de softuri specializate care pot ajuta la automatizarea pontajului salariaților și apoi la extragerea facilă a datelor necesare pentru calculul salarial”, explică Florentina Gheorghe, Manager, Global Compliance & Reporting, HR and Payroll Services, EY România.
Cât privește erorile de raportare din ultimele 12 luni la înregistrările în Revisal, platforma oficială în care trebuie să figureze angajații și mișcările de personal, majoritatea covârșitoare a respondenților (94 la sută) a bifat intervalul minim (1-5 erori), în timp ce restul de șase la sută au avut între 6 și 20 de erori.
Ca număr de raportări întârziate către inspectoratul teritorial de muncă în ultimele 12 luni, 87 la sută dintre companii nu au avut nicio întârziere, iar restul 1-2 întârzieri. În marea lor majoritate (84 la sută), respondenții au indicat faptul că nu au existat erori în raportare, iar restul 1-2 erori.
Modelul externalizării serviciilor de salarizare
Aproape 60 la sută dintre respondenți derulează activitatea de salarizare cu resurse interne, iar ceilalți 40 la sută lucrează externalizat, printr-un furnizor de servicii specializat. Diferența față de anul trecut este aceea că a crescut, cu trei puncte procentuale, numărul companiilor care au optat pentru asigurarea serviciilor de salarizare cu resurse interne. În 2022, procentul de companii care își desfășurau activitățile de salarizare cu resurse interne a fost de 57 la sută, iar restul de 43 la sută prin servicii externalizate.
Puțin peste jumătate dintre companiile românești (56 la sută) au nevoie de trei până la cinci zile ca să întocmească și să transmită, conform procedurilor interne, documentele și informațiile către echipa de administrare personal. Restul de 44 la sută au nevoie de numai două zile pentru această activitate. Aceeași întrebare a vizat timpul necesar transmiterii informațiilor către echipa de salarizare, conform procedurilor interne, întrebare la care exact două treimi dintre respondenți (66 la sută) au spus că intervalul este de 3-5 zile, iar restul (34 la sută), de numai două zile.
Din exemplele companiilor unde activitatea de calcul salarial este externalizată, la întrebarea privind media zilelor de întârziere la plata salariilor, companiile au bifat zero zile de întârziere (97 la sută) și doar trei la sută spun că a fost vorba despre o zi de întârziere, ceea ce arată eficiența ridicată a acestui model. La întrebarea privind media numărului de reluări de calcul salarial (pe lună), 95 la sută dintre respondenți nu s-au aflat în această situație, astfel încât se poate aprecia că externalizarea serviciilor oferă siguranță companiilor că procedurile sunt respectate.
Doar cinci la sută dintre respondenți au avut întârzieri o dată sau de două ori. În contextul cifrelor de mai sus, foarte relevant este faptul că majoritatea companiilor care au externalizat serviciile nu au întâmpinat întârzieri la plata salariilor și nu au fost necesare calcule adiționale.
Strategii pentru viitor
Din punct de vedere al strategiei de administrare a resurselor de personal și salarizare, în conținutul sondajului s-a regăsit întrebarea privind intenția de externalizare a acestor servicii și intervalul de timp planificat pentru a face acest pas. Între cele trei variante de răspuns oferite s-a înregistrat o egalitate perfectă: în următoarele 6-12 luni – 33,33 la sută dintre respondenţi, peste 12 luni – 33,33 la sută și sub șase luni – 33,33 la sută, proporții identice cu cele înregistrate anul trecut.
La întrebarea privind raționamentele care ar motiva companiile să externalizeze serviciile de salarizare și administrare personal, peste jumătate (52 la sută) nu își doresc externalizarea acestor activități, desi conștientizează avantajele. Eficiența activității, economia de costuri și, mai ales, expertiza asigurată de o companie specializată, în condițiile dificultăţilor atragerii resurselor umane bine pregătite pe acest segment, sunt avantaje pentru care companiile nu exclud această opțiune în viitor.
Respondenții care au indicat faptul că există deja pe agendă externalizarea serviciilor de salarizare și administrare personal au fost invitați să precizeze și cât de importante sunt următoarele aspecte în selectarea viitorului furnizor. Calitatea serviciilor oferite a fost bifată de peste două treimi dintre companii (67 la sută), urmată de soluția software – 16 la sută, costul serviciilor oferite – 12 la sută și durata tranziției – șase la sută.
„Firmele românești ar putea lua în considerare externalizarea serviciilor, pentru că un alt avantaj al externalizării ar fi și scăderea costurilor interne asociate cu recrutarea și formarea unor specialiști care să acopere cele două arii, în condițiile în care pe piața muncii se resimte lipsa personalului specializat în domeniu”, adaugă Florentina Gheorghe.
În cealaltă jumătate a respondenților (48 la sută), respectiv a celor care ar opta pentru externalizare, părerile au fost împărțite. Cel mai bun argument a fost creșterea calității serviciului, invocat de 19 la sută dintre companii, apoi urmărirea unui model de business – 13 la sută, scăderea costurilor interne asociate serviciului – zece la sută și reducerea numărului de angajați – șase la sută.
Rezultatele sondajului arată câteva beneficii majore ale externalizării serviciilor de administrare de personal și de salarizare. Printre ele se află acuratețea, respectarea termenelor de raportare către autorități și a plății salariilor, respectarea procedurilor interne ale companiei de către furnizorul de servicii.
Deciziile privind politica de personal și sursele de informare legislativă
Decizia finală referitoare la externalizarea activităților de salarizare și administrare personal va fi luată la nivel de grup, în cele mai multe companii (45 la sută), de departamentul financiar local – 26 la sută, la nivel regional – 21 la sută și de departamentul HR local – opt la sută. Ca surse de informare legislativă utilizate de companie pentru modificările din domeniul salarizării și al resurselor umane, cei mai mulți (46 la sută) utilizează un abonament la un portal legislativ, 34 la sută apelează la servicii de consulanţă externă specializată, 15 la sută utilizează surse media și doar cinci la sută consultanță internă la nivelul grupului.
„În opinia mea, un abonament legislativ este obligatoriu într-o companie. Actele normative sunt de multe ori ambigue și/ sau interpretabile și este necesar ca decizia aplicabilă, cea care se va implementa, să fie dublată de asistență de specialitate și opinia unui expert. O analiză atentă, bazată pe expertiză, în orice componentă a zonei de resurse umane și salarizare, poate fi salvatoare în cazul unui audit din partea autorităților”, explică Simona Tudor, Manager, Tax, Global Compliance & Reporting, HR and Payroll Services.
Faptul că sunt companii care apelează la mijloace moderne în activitatea curentă de administrare a personalului angajat și pentru calculul salarizării, dacă avem în vedere raportul relativ egal dintre pontajul automat și manual, la fel în cazul serviciul intern HR vs. externalizare, este un aspect pozitiv, ca tendință. Cea mai bună veste este aceea că există companii care vor externaliza aceste servicii (împreună ori separat) în mai puțin de șase luni sau în următoarele 6-12 luni (67 la sută dintre respondenți).
Chiar și în cazul companiilor care întocmesc pontajele manual ori ezită să externalizeze serviciile de personal și de calcul al salariilor, e probabil ca, sub presiunea implicită a proceselor de digitalizare și accelerare a proceselor, această variantă să devină o alegere în viitor.
Despre studiu
S-a derulat în septembrie, în rândul a peste 100 de companii din România, atât cu capital privat românesc, cât și cu capital majoritar străin ori cu sedii și subsidiare în România, din categoria IMM-urilor, cu până la 250 de angajați, dar și din categoria întreprinderilor mari, de la 251 la peste 1.000 de angajați.
DESPRE EY
Este una dintre cele mai importante firme de servicii profesionale din lume, cu 395.442 de angajați în peste 700 de birouri din 150 de țări. Prezentă în România din 1992, oferă, prin cei peste 900 de angajați din România și Republica Moldova, servicii integrate de asigurare, fiscalitate, strategie și tranzacții și consultanță pentru clienți, de la multinaționale la companii locale. Birourile sale se află în București, Cluj-Napoca, Timișoara, Iași și Chișinău.
