Digitalizarea mediului de business a cuprins, în ritm accelerat, și zona de gestionare a resurselor umane și a salarizării angajaților.
De la fabrici cu sute de angajați și până la companii mai mici, tot mai mulți manageri resimt nevoia aplicării unui sistem automatizat de gestionare a oamenilor din subordine. Acesta reduce semnificativ timpul risipit de departamentele HR cu activități repetitive și aduce la schimb timp pentru analize calitative și eforturile de retenție a angajaților.
„În România anului 2023, încă există companii care țin evidența angajaților pe hârtie sau în Excel, însă vestea bună e că tot mai multe aleg să-și actualizeze modul de gestionare a angajaților prin achiziționarea de soft-uri dedicate”, spune Roxana Ilief, manager al Diviziei HR din compania Wizrom Software.
Inclusiv corporațiile, unde soft-urile HR au fost implementate de mai multă vreme, aleg să-și optimizeze unele fluxuri, în special în zona de self-service. Mai concret, e vorba de relaționarea digitală dintre angajat și departamentul HR printr-o interfață mai prietenoasă, cu acces facil și mai multe funcționalități. Spre exemplu, un angajat nu mai trebuie să piardă timpul făcând cerere la departamentul HR pentru o adeverință de salariat, ci o poate descărca direct din aplicație, de oriunde s-ar afla, sau din info-chioșcul instalat într-o hală de producție.
- Jumătate dintre angajatori au dificultăți în recrutare. Trei sferturi dintre ei se confruntă cu întârzieri în ocuparea posturilor de top management
- Transformare strategică la Randstad România: specializare și digitalizare sub conducerea unui nou Country Manager
- #CompliceLaSchimbare – Ionuț Păun (Director HR, City Grill Group): Foc continuu, 1.000 de oameni, 4 generații. Care este rețeta echilibrului?
„Nu mai văd cum am putea lucra fără astfel de soluții”
Implementarea de info-chioșcuri înregistrează un trend crescător în companiile din domeniul producției alimentare sau automotive. Sunt echipamente speciale, cu touchscreen, prin care angajații pot genera automat și printa cereri de concediu, fluturași de salariu ori adeverințe de salariu, fără să se deplaseze la departamentul HR.
„Până la pandemie, managerii din companiile din producție erau reticenți față de succesul pe care l-ar avea aceste echipamente în rândul muncitorilor. Însă pandemia, care a venit cu nevoia de distanțare socială, a reprezentat un moment de cotitură. Contrar temerilor, angajații s-au obișnuit repede cu info-chioșcurile, iar departamentele HR n-au mai fost nevoite să interacționeze cu sute de salariați lunar. Rezum prin ce-mi mărturisea recent un client: <Azi n-aș mai putea concepe să lucrăm fără un astfel de echipament>”, arată Roxana Ilief.
43 la sută din timpul departamentelor HR, pierdut în activități repetitive
Departamentele HR sunt nevoite să se adapteze noii realități de pe piața muncii, din cauza noilor moduri de a lucra, dar și fiindcă angajații au mai multe oportunități, inclusiv posibilitatea de a lucra remote de oriunde și pentru aproape orice companie din lume. Nu mai vorbim de fenomene în valuri, precum Marea Demisie sau Quiet Quitting, care pun presiuni mari pe umerii oamenilor de HR și le solicită o atenție crescută pentru a identifica ritmul în care părăsesc oamenii compania, motivele ce stau la baza deciziei lor și soluțiile care ar putea împiedica aceste plecări.
Companiile au nevoie de soluții pentru managementul resurselor umane care să ofere analize cantitative și calitative, ușor de interpretat, ce pot reduce în timp pierderile de timp și bani. Wizrom a efectuat o serie de studii proprii, care au relevat că 43 la sută din timpul departamentelor HR este pierdut culegând informații și operând căutări în multiple baze de date, cu scopul de a face rapoarte. 63 la sută dintre solicitările clienților Wizrom au legătură cu nevoia de raportare. În companiile care utilizează sisteme de pontaj, 75 la sută dintre cererile legate de acestea au legătură cu absenteismul, iar 66 la sută dintre cererile legate de administrarea de personal se referă la statistici.
Eliminarea operațiunilor „pe hârtie” și a erorilor
Tehnologia permite astăzi crearea de software-uri HR adaptabile oricărui tip de angajator, care poate personaliza un astfel de program la nevoile proprii. „Se pune tot mai mult accentul pe retenția angajaților, așa încât managementul să afle din timp în ce ritm și de ce le pleacă angajații. Soluțiile automatizate pot corela o serie de date și pot pune în lumină pattern-uri care să identifice unde se află problema. Unele companii vor să afle ce-i stimulează pe angajați să rămână în companie – spre exemplu, beneficiile salariale sau alte tipuri de stimulente -, și să ia decizii în consecință. Iarăși, exit interview-ul, care înainte era doar o formalitate, acum este de mare interes, pentru că aduce informații relevante”, mai spune Roxana Ilief.
În opinia sa, pandemia fost cea care a produs marea schimbare de optică. Managerii au conștientizat că nu mai e cazul să se bazeze pe faptul că departamentul HR face totul de mână. „Au existat și situații dramatice – spre exemplu, o companie cu peste 500 de angajați, ce a rămas fără omul de HR care gestiona totul”.
Implementarea unui soft ca WizOne, soluția de HR dezvoltată de Wizrom, poate fi scalată în funcție de nevoile companiei. Pe de o parte, se poate implementa o soluție cu funcționalități de bază, precum administrarea de personal (documente de angajare, modificări de salariu, plecări), self service (online, info-chioșc sau chiar aplicație mobilă), emiterea de documente (adeverințe, fluturași de salarii, cereri de concediu) sau pontaj.
„Există companii cu sute de angajați care încă fac pontajul pe hârtii. Acestea sunt scanate și printate la final de lună. Un angajat HR pierde cel puțin o săptămână de lucru cu procesarea manuală a acestor date. Asta nu înseamnă doar risipă de timp, ci și posibilitatea apariției unor erori sau faptul că nu poți avea un control în timp real asupra oamenilor din subordine”, explică specialista Wizrom.
Soluții pentru proiecte complexe
Pe de altă parte, există și cereri de proiecte complexe, ce influențează costurile implementării, dar care aduc multe beneficii în organizarea și gestionarea personalului. Se pot adăuga module adiționale, precum cel de organigramă, ce include informații despre competențele la nivel de post, grila de salarizare, echipamentele aferente postului, documentele obligatorii la angajare, câte posturi sunt vacante, câte angajate se vor întoarce la lucru din concediul maternal, etc. Un alt modul este cel de deconturi, pentru companiile cu angajați care petrec mult pe teren, spre exemplu în asigurări sau vânzări. De la solicitarea avansului de deplasare, trecerea lanțul de aprobări aferent și până la efectuarea decontului și introducerea bonurilor, totul se poate face acum digital.
În companiile multinaționale, există și alte tipuri de module suplimentare, precum integrări cu alte aplicații folosite de compania-mamă – spre exemplu, aplicații precum SAP/ Workday/ PeopleSoft, care nu sunt adaptate specificului din România.
Avantajul implementării unei astfel de soluții este experiența acumulată în timp de echipa Wizrom, care a realizat soluții HR adaptate pentru 140 de clienți din România. Un business analist al companiei analizează nevoile clientului și apoi face recomandări, iar implementarea propriu-zisă va fi supervizată de un manager de proiect special desemnat.
Ca să poate avea acces în orice moment la cei mai importanți indicatori HR, există opțiunea HR Live Dashboards – un program de management care utilizează datele existente din soft-urile WizOne și WizSalary pentru a scoate în evidență perspective, rezultate-cheie, tendințe, anomalii din realitatea operațională, de zi cu zi, a companiei. Această soluție simplifică procesele de HR, mai ales în departamentele unde nu există specialiști IT, și oferă o perspectivă mult mai clară asupra situației resurselor umane.
DESPRE WIZROM SOFTWARE
Este unul dintre cei mai importanți dezvoltatori și integratori de soluții IT pentru afaceri din România. Dezvoltă și furnizează softuri ERP, HR, automatizări în vânzări, optimizări operaționale și Business Intelligence. Are peste 4.100 de clienți activi și 40.000 de licențe instalate în organizații foarte mari, cu cifre de afaceri de peste zece milioane de euro, dar și în companii de tip Small and Medium Business (SMB), din aproape toate industriile.
