Sunt companiile de producție românești pregătite de transformare în context digital? Cine le poate ajuta în acest proces?

În calitate de proprietar de afacere, una dintre cele mai bune modalități de a înțelege esența eficacității organizaționale este să-ți pui întrebarea dacă în afacerea ta lucrurile se întâmplă în mod corect. În afaceri, succesul depinde în mare măsură de doi factori – de eficiență – care înseamnă cât de bine știu oamenii din organizație să respecte procedurile de lucru pentru a obține rezultatele așteptate – și de eficacitate – care vine atunci când angajații își îndeplinesc sarcinile fără a pierde timp, efort sau resurse. 

Mihail Lăzăroae

General Manager & Restructuring Advisor

Eficacitate organizațională și eficiență organizațională nu sunt sinonime

Atunci când fac parte din afacere, eficiența și eficacitatea pot părea sinonime, dar de fapt nu înseamnă același lucru. Ca să înțelegem mai bine diferența dintre ele, ar fi util să ne răspundem la o întrebare simplă, și anume dacă facem lucrurile corecte. Motivul pentru care aceasta este o întrebare atât de importantă se datorează faptului că eficacitatea în afaceri constă în a te asigura că organizația pe care o conduci urmărește obiectivele corecte, cele care îi sunt cu adevărat importante.

Elementele de eficacitate organizațională se referă la a afla cum putem fi mai eficienți utilizând mai puține resurse, dar și mai puțin timp și mai puțini bani, pentru a atinge același obiectiv. Eficacitatea organizațională se bazează pe timp, pe efort și este măsurabilă. O altă întrebare pe care trebuie să ne-o punem atunci când încercam să determinam eficacitatea este următoarea: cum pot maximiza rezultatele dorite, folosind cea mai mică sumă de bani și timp?

Trebuie să te uiți apoi la cât de eficient ești și, de asemenea, la cât de eficace ești în a-ți servi clienții, deoarece și eficacitatea, și eficiența, stimulează productivitatea. Eficacitatea trebuie să fie pe primul loc când vorbim de productivitate. Trebuie să ne asiguram că toate obiectivele se îndeplinesc și că ele servesc scopului.

Țintele sunt realizări pe termen scurt, obiectivele sunt realizări pe termen lung, iar scopul este acela de a-ți servi clienții în moduri care să le satisfacă nevoile și dorințele.

Să începem așadar prin a analiza dacă facem lucrurile corecte și dacă le solicităm angajaților noștri să facă lucrurile importante. Ca executiv, mai mult ca sigur că niciunul dintre noi nu lucrăm cu resurse nelimitate, deci trebuie să găsim noi modalități de a utiliza corect resursele pe care le avem.

De exemplu, dacă suntem producător industrial, e bine să ne întrebăm dacă toate sarcinile angajaților noștri contribuie la producție sau dacă unele sarcini, cum ar fi spălarea autovehiculelor companiei, sunt cu adevărat relevante.

Să ne asigurăm că oamenii noștri sunt eficace și sunt angajați în activități care să-i apropie de obiectivele companiei. Să le re-examinăm sarcinile și să stabilim dacă există o modalitate mai bună de a le îndeplini. De exemplu, să urmărim ce fac oamenii din logistică. Poate că își petrec cea mai mare parte a timpului plimbându-se prin depozit, căutând produse. 

Sa le oferim modalități noi de a-și face munca prin digitalizarea proceselor, să le punem la dispoziție canalele de comunicații simplificate și chiar sa le rearanjăm mediul fizic. Odată ce ne asigurăm că angajații sunt atât eficace, cât și eficienți, vom vedea cu siguranță o creștere a productivității.

Creșterea productivității și stimulentele angajaților

Ar trebui să începem apoi să măsurăm această productivitate zilnic, săptămânal și lunar. Pentru asta putem utiliza valori cum ar fi numărul de unități produse, vânzări sau sondaje de satisfacție a clienților. Având în vedere eficiența și eficacitatea, vom putea stabili câteva măsuri de bază pentru îmbunătățirea continuă a productivității.

Cu elementele de bază existente, putem apoi crește stimulentele pentru oameni, ca urmare a productivității mai crescute. Ele pot lua forma unor comisioane crescute pentru vânzările peste nivelurile actuale, bonusuri pentru atingerea unor cote de producție mai mari și creșteri salariale pentru creșteri susținute ale productivității. Cu astfel de stimulente, angajații își vor putea găsi propriile modalități de a deveni mai eficienți și mai eficace, crescând astfel productivitatea companiei.

Așadar, diferența principală dintre eficacitatea organizațională și eficiență constă in faptul că putem utiliza eficacitatea pentru a evalua aproape fiecare proces al afacerii. Eficacitatea o putem întotdeauna lega de costurile financiare și de rezultatele realizării a ceva. Eficacitatea este deosebit de importantă atunci când vine vorba de măsurarea rentabilității investiției în marketing și vânzări.

Tehnologiile noi creează continuu oportunități și provocări

Studiile, prezentările, discuțiile sau articolele legate de modul în care companiile pot rămâne competitive și relevante în piață, pe măsură ce lumea devine din ce în ce mai digitală, ne arată că transformarea digitală devine imperativă pentru noi toți.

Dezvoltarea rapidă a tehnologiilor digitale și cantitatea extraordinară de date pe care dispozitivele și aplicațiile le pot colecta, procesa și prelucra aproape instantaneu, determină tot mai mult companiile să-si transforme radical arhitectura de afaceri.

Inovațiile disruptive obligă astfel companiile să-și adapteze modelele de afaceri și procesele de producție la noile cerințe. Pentru adoptarea noilor tehnologii, managerii trebuie să-și planifice în avans etapele și să devină designeri activi în elaborarea noii arhitecturi a companiei.

Procesul de transformare digitală este mai mult decât o simplă schimbare prin implementare a vreunei soluții noi sau o modernizare a sistemelor existente. De aceea, solicită companiilor o strategie de transformare digitală.

Guvernanţa corporativă – ansamblul de regulilor prin care companiile sunt gestionate intern

Astăzi, nimeni nu mai poate construi o afacere excelentă singur și, indiferent dacă este un startup sau o companie cu notorietate, accesul la consiliere de înaltă calitate ii poate spori șansele de succes.

Echipele executive care au nevoie de sfaturi le pot obține de la consiliul lor de administrație, consultanți independenți sau, tot mai mult, de la consilii consultative. În condiţiile în care companiile vor să rămână competitive pe o piaţă mereu în schimbare, importanţa guvernanţei corporative va creşte în următorii ani, iar un sistem de guvernanţă corporativă eficient poate fi un atu pentru atragerea de capital financiar, dar şi uman.

Guvernanţa corporativă reprezintă un ansamblu de reguli prin care companiile sunt gestionate intern şi supervizate de un consiliu de administraţie, cu scopul principal de a proteja interesele tuturor părţilor implicate. În acest fel, guvernanţa corporativă furnizează structura prin care sunt stabilite obiectivele unei companii, asigură mijloacele de atingere a acestora şi monitorizarea performanţei.

De regulă, fiecare companie funcționează cu un consiliu de administrație, iar pe măsură ce ele cresc, fondatorii lor tind din ce in ce mai mult să acorde ajutor echipelor executive în luarea deciziilor importante prin intermediul unui consiliu consultativ format din consilieri externi.

Un consiliu consultativ este un grup informal de consilieri separat de consiliul de administrație al unei companii. După cum sugerează și numele, un consiliu consultativ oferă consiliere echipei executive si nu ia decizii pentru aceasta. Funcția sa cheie este să ofere sfaturi strategice şi operaționale fără caracter obligatoriu cu privire la modul de gestionare, creștere sau tranziție a companiei.

Spre deosebire de un consiliu de administrație, un consiliu consultativ este numit de companie, nu de acționari. Consiliile consultative sunt formate din consilieri externi care au o experiență relevantă în industria în care e activă compania.

De obicei, un consiliu consultativ include membri independenți, adesea experți din industrie, experți în marketing, în transformare organizațională și digitală, consilieri financiari și avocați, după caz.

Un consiliu consultativ structurat corespunzător poate oferi orientare sau soluții neobligatorii, dar relevante, și să ofere drept asistență pe orice zonă de expertiză, de la marketing la gestionarea resurselor și până la influențarea direcției companiei.

Reuniunile dintre echipa executivă şi consiliul consultativ sunt regulate și au loc, de regulă, lunar, într-un format mai flexibil decât cele dintr-un consiliu de administrație.

Diferența dintre schimbare și transformare în context digital

Schimbarea implică implementarea unor modificări sau îmbunătățiri de mică anvergură. Uneori, pot fi și ceva mai complexe. În timp ce schimbarea poate afecta sau nu întreaga organizație, transformarea se concentrează pe un portofoliu consistent de schimbări, ce se intersectează între ele și au drept scop reinventarea organizației în ansamblul ei. 

Schimbarea se concentrează mai mult pe executarea unei schimbări predefinite, iar transformarea caută să descopere sau să inventeze un model de afaceri privind către viitor.

Schimbarea se monitorizează și se întreține în mod constant, pe când transformarea este aproape întotdeauna mare și semnificativă. Este posibil ca transformarea să nu necesite intotdeauna influența externă pentru a se menține, dar necesită schimbări fundamentale din interior.

Transformarea este mult mai imprevizibilă și, ca atare, implică un risc semnificativ mai mare decât schimbarea. Pentru mai multă claritate, e bine să spunem că inițiativele de schimbare pot fi incluse într-o transformare, dar nu și invers.

Ce este transformarea afacerii și cine o generează?

Transformarea afacerii este o inițiativă condusă de managemtul executiv, care schimbă fundamental modul în care funcționează organizația. Este o abordare care încearcă să alinieze activitățile organizației legate de oameni, procese și tehnologie, cu o strategie sau o viziune nouă de afaceri.

Transformarea este adoptată pentru a face organizația sustenabilă și mai rezistentă in viitor. Spre deosebire de schimbare, care reprezintă deseori o abordare de reducere a costurilor, transformarea afacerii își propune să aducă beneficii substanțiale atât pe dimensiunea veniturilor, cât și a costurilor.

Având în vedere confuzia din jurul transformării, poate este cel mai ușor de înțeles atunci când ea este pusă în contrast cu schimbarea. Când vorbim de transformare digitală, înțelegem remodelarea afacerii, iar când facem referire la tranziția digitală ne referim la o succesiune de schimbări de mai mică amploare.

De ce eșuează uneori transformarea?

Chiar dacă managementul schimbării duce la succes în cazul unor schimbări date în portofoliul de transformare, transformarea generală ar putea eșua.

Deoarece transformarea implică un risc ridicat, alinierea corectă a oamenilor, a proceselor și a tehnologiei este esențială. Inițiativele de schimbare pot reuși si fără o aliniere suficientă, dar transformarea necesită un set de capacități mult mai larg.

Transformarea necesită o coordonare mai dinamică a resurselor (atât umane, cât și financiare), o colaborare mai puternică între departamente și o comunicare continuă, pe măsură ce transformarea progresează.

Important de reținut ar fi că transformările cu o implicare puternică a CEO-ului ghidat de un consiliu consultativ extern au șanse mai mari să reușească.

DESPRE MIHAIL LĂZĂROAE 

Project Manager la Insights România, cu peste zece ani experiență în funcții de director general, în companii de producție industrială și de președinte în consilii de administrație al unor societăți pe acțiuni cu structuri de guvernanță corporativă, listate la BVB.

Articolul anterior

Luxoft România își simplifică procesul de recrutare. Noul proces va dura câteva zile

Articolul următor

HR Barometru: Trei sferturi dintre companiile din România au adoptat munca hibrid. Cele mai multe au majorat bugetele de salarii pentru 2022

Articole din aceeași categorie
Total
11
Share