Potrivit JLL Global Occupancy Planning Benchmark 2026, 70 la sută dintre angajați sunt acum la birou trei-cinci zile pe săptămână. Utilizarea reală a spațiului rămâne însă sub acest nivel. CBRE plasează utilizarea medie globală în jur de 53 la sută, în creștere de la 35 la sută în 2023, iar cifra paralelă JLL este de 56 la sută, în timp ce 79 la sută dintre organizații țintesc 65 la sută sau mai mult. Intenția de prezență urcă, iar prezența efectivă o urmează într-un ritm mult mai lent.
Potrivit datelor CBRE, 73 la sută dintre companii raportează ocupare de vârf aproape de capacitate maximă în zilele aglomerate, în timp ce 66 la sută raportează utilizare sub 60 la sută într-o zi obișnuită. Oamenii vin, dar își aleg zilele, iar biroul se umple în valuri. Întrebarea importantă pentru un angajator este cum faci ca biroul să merite drumul în ziua în care angajatul are de ales.
Biroul concurează acum cu propria casă a angajatului
Miza acestei întrebări a crescut, fiindcă un birou care nu oferă un motiv real de prezență împinge afară exact oamenii pe care compania își dorește cel mai mult să-i păstreze. Potrivit Gartner, angajații cu performanță ridicată au cu 16 la sută mai multe șanse să aibă intenție redusă de a rămâne în job atunci când se confruntă cu un mandat de revenire la birou. Presiunea singură aduce oamenii în clădire, dar generează tensiune în echipă.
Un spațiu care câștigă prezența prin ce oferă construiește un rezultat mai stabil, fiindcă se sprijină pe o alegere. Pentru a câștiga acea alegere, biroul trebuie să susțină sensul prezenței, să ofere ceva ce ziua de lucru de acasă nu poate.
Interacțiunea, motorul care aduce oamenii la birou
Ce susține sensul prezenței se vede și pe piața locală. Într-un studiu CBRE România publicat în 2026, pe un eșantion de peste 500 de angajați din trei generații, interacțiunea socială apare drept principalul motiv de prezență, constant în toate grupele de vârstă. Munca individuală se poate face de oriunde. Ce aduce oamenii într-un loc anume este ce se întâmplă doar când sunt împreună: discuția care pornește spontan, întâlnirea dintre colegi, ideea care se dezvoltă în timp real.
Această observație influențează modul în care se proiectează spațiul. Dacă interacțiunea este motorul prezenței, atunci ea devine principiul în jurul căruia se construiește biroul, iar bugetul urmează acest principiu.
Cum se împarte bugetul unei amenajări în 2026
Workspace Studio, companie românească de fit-out cu peste 700 de clienți corporativi și afaceri de circa 30 de milioane de euro în 2025, vede această reorientare direct în portofoliul din acest an, care depășește 20.000 de metri pătrați amenajați.
Într-un proiect turn-key, care include finisaje, instalații, mobilier și soluții arhitecturale, defalcarea bugetului arată unde se mută valoarea. Aproximativ jumătate revine zonelor de colaborare și conectare, de la sălile de ședință și cabinele acustice până la cafeterii și spații de echipă. Un sfert susține stațiile individuale de lucru, iar ultimul sfert acoperă spațiile de suport: recepție, circulații, zone tehnice și utilități.
Alocarea vine cu o investiție în creștere. La nivel de proiect turn-key, investiția medie în 2026 s-a situat la circa 1.000 de euro pe metru pătrat, cu circa 15 la sută peste anul anterior, semn că, pe o piață altfel prudentă, companiile care merg mai departe cu un proiect plătesc mai mult pentru calitate. Pe stațiile individuale, numărul mai redus și suprafața mai mică înseamnă o investiție pe metru pătrat mai ridicată, deci o stație de lucru cu o calitate superioară, o consecință directă a exigenței crescute pe ergonomie.
Horațiu Didea, Managing Partner @ Workspace Studio: „Contează unde plasezi bugetul ca să obții valoare maximă. Abordarea budget-centric prioritizează soluțiile de calitate în zonele unde echipele interacționează. Acolo se construiește motivul real pentru care oamenii revin la birou. Iar stația individuală de lucru câștigă ea însăși în calitate, chiar dacă ocupă mai puțin spațiu”.
Horațiu Didea, Managing Partner @ Workspace Studio.
Stația individuală câștigă în calitate, chiar dacă cedează din suprafață
Concentrarea bugetului în zonele de interacțiune reașază munca individuală. Stația de lucru ocupă o suprafață mai mică, fiindcă o parte din munca de concentrare migrează acasă sau în zonele liniștite ale biroului, iar pe metrul pătrat rămas investiția crește.
Ergonomia devine standardul, tocmai pentru timpul petrecut efectiv la post: birourile ajustabile electric și scaunele de calitate superioară trec din categoria opțiunilor în cea a normei pe proiectele premium. Angajatul care vine la birou primește un post mai bun și un spațiu de colaborare care justifică prezența.
Aceeași logică susține și rolul biroului ca loc de învățare și mentorat. Interacțiunea directă transmite lucruri pe care munca de la distanță le pierde: felul în care un coleg mai experimentat rezolvă o problemă, corecția făcută pe loc, contextul prins dintr-o conversație auzită alături. Un spațiu construit în jurul întâlnirii dintre oameni susține acest transfer, iar zonele de colaborare devin locurile în care echipele cresc împreună, dincolo de munca propriu-zisă.
Două profiluri de client, aceeași logică de alocare
Filozofia budget-centric se aplică indiferent de dimensiunea bugetului. Workspace Studio observă două profiluri clare de client. Primul investește consistent în ergonomie și soluții de calitate și caută randamentul maxim al fiecărui euro alocat. Al doilea lucrează cu un buget la limită, frecvent construit din contribuția proprietarului clădirii la mutare, și are nevoie de un proiect complet funcțional în această constrângere.
Pentru ambele, criteriul care decide proiectul rămâne același: concentrarea investiției în zonele unde se creează valoare și comprimarea ei acolo unde aceasta scade.
Reorientarea se petrece pe o piață care își corectează așteptările. Volumul pieței se contractă, dar companiile care rămân active plătesc mai mult pentru calitate, mai ales acolo unde echipele chiar interacționează.
Calitatea birourilor crește, fiindcă rolul biroului s-a schimbat
Pusă cap la cap, această reorientare explică de ce, în ansamblu, calitatea birourilor crește chiar și pe o piață prudentă. Câtă vreme biroul găzduia mai ales muncă individuală, valoarea lui se măsura în număr de posturi de lucru. Dar fiindcă rolul actual este axat mai ales interacțiune, colaborare și transfer de cunoaștere, valoarea lui se măsoară în calitatea experienței pe care o oferă. Companiile care investesc plătesc mai mult pe metrul pătrat, pentru un spațiu care oferă contextul pentru o muncă mai greu de replicat în altă parte.
Un birou construit în jurul interacțiunii, cu o stație individuală bine gândită ergonomic și cu spații care susțin colaborarea și mentoratul, câștigă prezența pe care alte companii încearcă să o impună.