Cu 25 de ani de activitate pe piața locală, UCMS by AROBS este una dintre cele mai inovatoare companii românești, specializată în dezvoltarea de soluții integrate de management al resurselor umane și salarizare.
Ionuț Gherle, director general al UCMS by AROBS, vorbește despre soluțiile dezvoltate de echipa pe care o conduce și despre modul în care ele pot ajuta la eficientizarea muncii departamentelor HR și financiar din companii, mai ales într-o perioadă atipică, așa cum este cea pe care o traversăm de peste un și jumătate.
AngajatorulMeu.ro: Care sunt cerințele și nevoile pe care companiile le au în raport cu managementul forței de muncă și ce părere aveți despre companiile care folosesc cu succes digitalizarea pentru a crea o experiență de lucru fără probleme angajaților?
IONUȚ GHERLE: Înainte să fim loviți de pandemie, toată lumea era presată de timp. Cu toții căutăm modalități prin care să economisim timp, dar să creștem și eficiența, totodată. Software-ul de HR și payroll a avut tocmai acest scop. Însă, când a apărut pandemia, companiile au aflat cât de flexibile sunt (sau nu) sistemele lor, pentru a face față noilor schimbări: munca de acasă și cea în format hibrid.
Noile reglementări în ceea ce privește munca au intrat în vigoare aproape peste noapte, iar departamentele de resurse umane se străduiau să facă față unei situații cu care nu s-au mai confruntat. Aceste experiențe au ajutat foarte multe companii să își dea seama cât de importantă este digitalizarea, care să facă managementul personalului mult mai ușor.
Pentru ca o afacere să-și atingă potențialul maxim, companiile trebuie să țină cont că au nevoie să folosească instrumente digitale potrivite prin care să simplifice operațiunile administrative. Aceste instrumente vor salva timp prețios, care de cele mai multe ori este pierdut din cauza sarcinilor manuale repetitive, și vor ajuta la eficientizarea modului de lucru.
Așadar, în timp ce companiile se orientează spre digitalizare pentru a face față noului normal, care sunt cele mai eficiente metode prin care se poate realiza managementul personalului?
Digitalizarea procedurilor dintr-o companie este cheia spre eficientizare, deoarece permite munca la distanță și înregistrează istoricul tuturor acțiunilor, iar beneficiile se vor vedea atât asupra angajaților, cât și asupra angajatorului.
UCMS by AROBS a investit mult în ultima perioadă în implementarea unor noi module și funcționalități în aplicația True HR, pentru a satisface nevoile clienților. Astfel, am realizat modulul Work From Home, care aduce beneficii în ceea ce privește pontarea și ajută la păstrarea unei evidențe clare asupra angajaților.
De asemenea, am conceput și funcționalitatea True Semnătură Electronică, un soft de resurse umane integrat cu un modul ce permite semnarea electronică a documentelor interne, care este soluția perfectă pentru a semna rapid un număr mare de documente.
În contextul actual, în care este dificil pentru toate părțile implicate să semneze un document, când mulți angajați lucrează remote sau în format hibrid, documentele trebuie tipărite, apoi scanate și trimise mai departe. Este un proces lung și repetitiv.
Cum pot fi eficientizate, cu ajutorul digitalizării, procesele de HR & Payroll?
Pentru a putea face primii pași spre digitalizare, o companie trebuie să identifice care sunt nevoile sale interne. Mai exact, să determine care sunt instrumentele digitale ce vor ajuta la eficientizarea proceselor interne, dar și ce proceduri birocratice pot fi eliminate prin intermediul unor softuri performante. True HR, software-ul realizat de UCMS by AROBS, ajută angajații să se concentreze pe cele mai relevante obiective strategice, fără să mai piardă timpul cu activități birocratice.
Spre exemplu, prin modulul True Administrare Personal și salarizare, companiile pot ține o evidență clară asupra datelor angajaților și a modificărilor care au avut loc de-a lungul timpului. Toate documentele angajaților sunt gestionate electronic: documente necesare angajării, contracte de muncă, evidența controalelor medicale, rapoarte, cereri de concediu, învoiri, delegații.
Modulul Work From Home este foarte eficient în ceea ce privește procesul de management al echipelor care lucrează remote. Acesta oferă o evidență clară asupra angajaților care lucrează la sediul firmei și a celor care muncesc de acasă. De asemenea, ajută la administrarea eficientă a echipelor, a turelor, a schimburilor de program, dar și a locului în care angajații își desfășoară activitatea.
Funcționalitatea True Semnătură Electronică facilitează semnarea tuturor documentelor, de la contracte de muncă, la cereri de concediu, acte adiționale sau adeverințe. Volumele mari de documente ce trebuie semnate atât de persoanele din funcții de conducere, cât și de angajați, se realizează mai ușor.
Cât de importantă este semnătura electronică pentru companii?
Semnarea electronică a documentelor a devenit o practică tot mai des întâlnită în mediul de afaceri, mai ales că a devenit atât de necesară. În contextul actual, în care este dificil pentru toate părțile implicate să semneze un document, când mulți angajați lucrează remote sau în format hibrid, documentele trebuie tipărite, apoi scanate și trimise mai departe. Este un proces lung și repetitiv.
Funcționalitatea True Semnătură Electronică ajută companiile să scape de operațiunile manuale repetitive necesare în mod obișnuit atunci când trebuie aplicate semnături pe mai multe hârtii. Se poate stabili un proces etapizat de semnare, iar semnătura digitală să fie aplicată atât de management, cât și de angajați. În acest fel, birocrația scade la minimum și timpul de lucru se reduce semnificativ.
DESPRE UCMS BY AROBS
Este dezvoltatorul celor două soluții software inovatoare de HR și payroll, True HR și dp-Payroll, care oferă servicii integrate de management al resurselor umane și salarizare.
Peste 500 de clienți și parteneri folosesc cele două soluții software dezvoltate de UCMS by AROBS, menite să eficientizeze munca departamentelor HR și financiar la nivelul întregii companii, din industrii precum banking, BIG4, BPO, IT, servicii medicale, producție, retail, automotive, mass-media și advertising, transport, servicii și construcții.
Din 2019, UCMS a intrat în portofoliul AROBS Transilvania Software, o companie cu capital românesc, specializată pe soluții IT încă din 1998. Cu timpul, AROBS Transilvania Software și-a extins activitatea în țări precum Belgia, Anglia, Germania, Ungaria, Indonezia și Republica Moldova, și are acum peste 800 de angajați.
