Transformarea digitală este singura soluție pentru managementul resurselor umane – Ionuț Gherle, CEO UCMS by AROBS, despre flexibilitate și reziliență în HR Tech

Contextul generat de pandemia de coronavirus a adus multe schimbări și în domeniul HR, pe orice planuri. În această eră, în care vorbim atât de des despre transformarea digitală, Ionuț Gherle, CEO al companiei UCMS by AROBS, discută cu AngajatorulMeu.ro despre provocările actuale și despre modul în care UCMS reușește, cu asumare și prin perseverență, să implementeze în timp record toate modificările legislative.

(P) Dincolo de reacția rapidă la schimbări, firma de HR Tech nu renunță la dezvoltarea produselor din portofoliu și lucrează, la viteză maximă, în noi direcții: funcționalități noi privind semnarea electronică, onboarding online și e-learning.

UCMS by AROBS este o companie de soluții software de HR și Payroll, prezentă de 24 de ani pe piața din România, cu un portofoliu de peste 500 de parteneri din industrii precum: banking, BIG4, BPO, IT, servicii medicale, producție, retail, automotive, mass-media și advertising, transport, servicii și construcții.

Care este situația în domeniul HR având în vedere contextul generat de COVID-19?

IONUȚ GHERLE: În aceste vremuri tulburi, cu siguranță vorbim de o instabilitate continuă, care surprinde tot mai mult. Adevărul este că schimbările bruște au fost simțite dur de departamentele HR, din cauza modificărilor radicale ale legislației. Provocarea am simțit-o și noi foarte acut, pentru că, odată cu multele modificări legislative, am fost nevoiți să lucrăm extra, pentru a implementa noutățile în soft.

Nu puține au fost cazurile în care s-a lucrat chiar 12-13 ore pe zi, de la 9 a.m. până la miezul nopții, chiar și în weekend, din cauza unei modificări care a fost anunțată într-o zi de vineri și care trebuia să fie deja implementată luni, în data de 25, ziua depunerii D112. Am lucrat intens, fără pauză, pentru ca partenerii noștri să poată fi la zi cu documentele, conform noilor reglementări. Chiar și luna aceasta, a mai existat un moment similar, în care ne-am mobilizat și am depus tot efortul necesar pentru a răspunde cât mai prompt cu putință nevoilor partenerilor noștri, odată cu modificarea Declarației D112.

Credem că te-ar interesa și: Spune-mi ce ai făcut de COVID-19, ca să-ți spun ce fel de angajator ești

În altă ordine de idei, fără noi, mulți s-ar întoarce la tabelele clasice pentru administrarea personalului și a salarizării. Ne concentrăm cu mare perseverență eforturile pentru a fi la curent cu toate modificările legislative și a le implementa în aplicații în cel mai scurt timp posibil, pentru ca partenerii să depună la timp declarațiile actualizate.

Practic, situația de criză provocată de pandemie ne-a făcut să ne readucem aminte care este unul dintre atuurile noastre: customer service, adică oricând este nevoie de noi, răspundem cu promptitudine. Da, suntem supuși unor provocări constante, însă ne mobilizăm foarte repede, iar pentru că reușim să implementăm aceste modificări legislative într-un timp-record față de concurență este un plus prin care chiar am atras noi clienți. 

Dincolo de nesiguranța pe care am simțit-o cu toții, am observat o predispoziție tot mai mare spre transformarea digitală a departamentelor de HR și Payroll, iar noi am fost mai mult decât încântați să sărim în ajutor companiilor care s-au grăbit să facă această schimbare.

Ați simțit, pe fondul acesta, că soluțiile True HR și dp-Payroll au nevoie de noi dezvoltări?

Bineînțeles că soluțiile noastre au nevoie de dezvoltări continue, motiv pentru care am și finalizat un nou modul care are în atenție tocmai susținerea modului de lucru actual.

Este vorba despre modulul Work From Home, prin care oferim partenerilor posibilitatea de a gestiona mai eficient angajații. Inițial conceput pentru munca de acasă, modulul poate ajuta acum companiile care lucrează hibrid. Pe lângă beneficiile pe care le aduce pontării și păstrarea unei evidențe clare asupra angajaților, prin acest modul poți desfășura inclusiv anchete epidemiologice, dacă este cazul. Managementul știe tot timpul locul de unde lucrează angajații, astfel încât, dacă apar cazuri de COVID, vei ști potențialele persoane cu care ar fi putut să interacționeze. Poți genera astfel rapoarte utile, în funcție de care vei ști ce persoane trebuie să își facă testul și dacă trebuie să intre sau nu în izolare.

Noua ta carieră poate începe aici – locuri de muncă în toate domeniile, în toate județele

De asemenea, lucrăm intens la dezvoltarea unor noi module pe care probabil le vom lansa anul acesta și anul viitor. Avem în plan dezvoltarea unui modul pentru semnarea electronică a contractelor și actelor adiționale. Dorim să ne concentrăm și pe construirea unor soluții avansate de onboarding online, e-learning și evaluarea performanțelor

Ce impact a avut pandemia de COVID-19 asupra companiei UCMS? Care sunt măsurile adoptate în această perioadă și cum au afectat planurile companiei?

Dincolo de nesiguranța pe care am simțit-o cu toții, am observat o predispoziție tot mai mare spre transformarea digitală a departamentelor de HR și Payroll, iar noi am fost mai mult decât încântați să sărim în ajutor companiilor care s-au grăbit să facă această schimbare.

Cu soluția noastră, True HR, administrarea personalului este mai rapidă, ai o evidență clară asupra angajaților și a tuturor documentelor, generezi automat contracte de muncă, anexe, adeverințe, gestionezi pontajul electronic, generezi rapoarte, poți gestiona procesul de recrutare și chiar evalua angajații. Iar avantajele sunt resimțite și de angajați, deopotrivă, prin opțiunea self-service, prin care pot urmări fluturașii de salariu, numărul de zile de concediu și toate informațiile utile pentru ei.

Aplicația dp-Payroll este la fel de complexă și permite de la calcularea salariilor, a concediilor, reținerilor salariale, consolidare și distribuție pe centre de cost, până la generarea fluturașilor de salarii și trimiterea lor pe email, sau chiar generarea de rapoarte și note contabile.

Echipa își concentrează toate eforturile spre îmbunătățirea celor două aplicații, iar experiența acumulată de-a lungul celor 24 de ani de activitate ne ajută ca aceste demersuri să se desfășoare rapid și în condiții optime. La nivel de companie și echipă, lucrăm majoritar de la distanță, iar în relația cu partenerii noștri, comunicarea se desfășura și înainte, de foarte multe ori, în mediul online.

Legat de planurile companiei, da, există și aici un oarecare impact. De când facem parte din grupul AROBS, intenționăm să ne lărgim piața de desfacere și să ne afirmăm și pe plan internațional, în zonele în care deja AROBS are un renume. Având în vedere însă incertitudinea actuală, am pus pe „hold” aceste planuri, deocamdată.

Digitalizarea procedurilor dintr-o companie este cheia spre eficientizare, permite munca la distanță și înregistrează istoricul tuturor acțiunilor, iar beneficiile se vor vedea atât asupra angajaților, cât și asupra angajatorului.

Ești un CEO tânăr și talentat, la a doua experiență într-o funcție de conducere și pentru prima dată te confrunți cu o astfel de criză medicală, ce impactează atât de drastic multe afaceri. Cum ai reușit să gestionezi relația cu clienții, dar și cu angajații, într-o perioadă stresantă și impredictibilă pentru toată lumea?

Într-adevăr, este prima dată când, pe parcursul carierei mele, mă confrunt cu o astfel de problemă, însă mă adaptez ușor, pentru că mă ajută experiența acumulată în cei zece ani, de când fac parte din echipa AROBS, și, mai ales, cea acumulată între 2015 și 2019, în care am fost director executiv al diviziei Optimall, pe care am coordonat-o cu succes și în care am reușit să cresc portofoliul de parteneri de la 80 la peste 250.

Cu certitudine, m-au ajutat și cunoștințele pe care le-am dobândit despre UCMS în avans – am fost implicat în tranzacția de achiziție a UCMS de la grupul TMF, achiziție în urma căreia mi s-a oferit oportunitatea de a deveni CEO al companiei. Am știut la ce să mă aștept, astfel încât m-am adaptat ușor la provocările care au survenit într-un mod atât de neașteptat. Desigur, cu timpul, mi-am dat seama că brandul UCMS, prezent de 24 de ani pe piață, este construit pe aceste trei valori sustenabile:

  • Echipa, care este formată din oameni cu experiență vastă atât în domeniu, cât și în companie. Chiar peste 50 la sută dintre angajați au peste zece ani vechime în companie.
  • Produsele, cele două aplicații consacrate pe piața din România, care au evoluat în timp și au devenit tot mai complete. Soluțiile dp-Payroll și True HR sunt folosite de peste 500 de parteneri cu nume sonore pe piața din România și pe cea internațională. Calitatea produselor este validată și de grupul AROBS, care, după tranzacție, a implementat cele două soluții în toate companiile din grup. În prezent, ajută la gestionarea eficientă a aproximativ 1.000 de angajați.
  • Aprecierea și feedback-ul pozitiv de pe piața de HR. Primind în mod constant feedback pozitiv și recomandări de la clienți, am reușit să ne mărim treptat portofoliu de colaborări.

AROBS mi-a deschis multe oportunități. Una dintre ele a fost aceea de a lucra îndeaproape cu Voicu Oprean, CEO & Founder al grupului AROBS, de la care am învățat și încă învăț foarte multe, fiindcă mă sprijină în mod constant și îmi oferă șansa să mă dezvolt. De la Voicu am învățat cum să privesc orice business, fie că este unul la început de drum (start-up) sau un business deja consacrat, cum să fiu focusat pe inovație și dezvoltarea de produse noi, să pun întotdeauna people first și să cred în educare continuă.

Prin urmare, toată această experiență m-a ajutat să privesc în perspectivă și să mă orientez spre a gestiona cât mai eficient această situație. De aceea, am pus accentul pe comunicare – atât pe cea cu partenerii noștri, pentru a le identifica nevoile cât mai specific și pentru a găsi cele mai bune soluții, dar și comunicarea internă, despre care pot spune că s-a desfășurat “excesiv” chiar și în aceste condiții de distanțare socială. Doar așa am reușit să ne mobilizăm atât de repede și să fim prompți cu implementarea modificărilor legislative.

Crezi că acest context a favorizat conștientizarea avantajelor pe care le aduce transformarea digitală? 

În domeniul nostru de activitate, nevoia de digitalizare era conturată de mult timp. Cu siguranță, acest context a favorizat prioritizarea acestei nevoi. E adevărat că procesul de transformare digitală a departamentelor HR și Payroll este o decizie ce prinde tot mai mult contur mai ales în companiile mari, unde volumul de angajați care trebuie gestionat implică multe procese administrative, privite în cel mai mic detaliu. Cu alte cuvinte, HR is central to digital transformation.

De aceea, digitalizarea procedurilor dintr-o companie este cheia spre eficientizare, permite munca la distanță și înregistrează istoricul tuturor acțiunilor, iar beneficiile se vor vedea atât asupra angajaților, cât și asupra angajatorului.

Este important de reținut faptul că digitalizarea nu este un proces temporar, care se întâmplă doar în contextul pandemiei. Dimpotrivă, vorbim de un proces continuu, care se află într-o dezvoltare permanentă, pentru că avansul tehnologic este din ce în ce mai puternic și, drept urmare, atât utilizatorii, cât și furnizorii de produse digitale, trebuie să se adapteze constant la noile nevoi, care sunt într-o continuă schimbare și dinamică.

Cu siguranță, noi, ca furnizor de soluții software HR și Payroll, vom depune toate eforturile pentru ca partenerii noștri să continue procesul de digitalizare și după trecerea pandemiei, iar această perioadă să fie doar o prima etapă în tehnologizarea și digitalizarea proceselor din departamentele HR.

Articolul anterior

Lidl extinde beneficiile pentru angajații săi: o nouă asigurare de viață și prime de Crăciun duble în 2020

Articolul următor

Top Angajatori în România: Microsoft, 2Checkout și Nobel sunt cele mai apreciate companii de către propriii angajați

Articole din aceeași categorie
Total
0
Share