După cum a ajuns să se spună, „informațiile sunt bani”. Uneori chiar așa este, literalmente – de exemplu, atunci când cineva dă peste un document cu salariile colegilor.
Conform unui studiu Kaspersky Lab, aproape patru din zece angajați (37 la sută) recunosc că au accesat accidental informații confidențiale despre colegii lor, cum ar fi cele salariale și despre bonusuri.
Detaliile despre salarizare sunt doar un exemplu de date personale sensibile, aflate astăzi pe serverele companiilor. Dacă ajung în public din cauza lipsei de securitate și de restricționare a accesului, asta nu numai că poate să submineze spiritul de echipă, ci și să ducă la consecințe mai drastice, precum posibile atacuri cibernetice, amenzi din partea autorităților de reglementare, pentru nerespectarea protecției datelor, și procese din partea angajaților afectați.
Noua ta carieră poate începe aici – locuri de muncă în toate domeniile, în toate județele
Unul dintre factorii ce pot duce la accesarea fișierelor de lucru de persoane neautorizate este faptul că mai puțin de jumătate (43 la sută) dintre angajați verifică periodic și modifică drepturile de acces pentru documentele partajate sau serviciile de colaborare pe care le folosesc. Ori de câte ori cineva părăsește compania sau trece într-un alt departament din aceeași companie, este esențial să le fie anulat imediat accesul. În caz contrar, apar riscuri pentru organizație și angajați.
Aceasta face parte dintr-o problemă mai mare, denumită „dezordine digitală”, ce reprezintă proliferarea necontrolată și partajarea fișierelor de lucru și a documentelor păstrate fără măsurile de precauție necesare. Lipsa procedurilor și a politicilor pentru a reglementa ordinea digitală ar putea duce la o disipare a responsabilității și la o indiferență generală în rândul angajaților, cu privire la fluxul de documente – în interiorul și în afara companiei.
Conform raportului, doar 29 la sută dintre angajați știu exact ce este stocat în fiecare document partajat sau în serviciile de colaborare pe care le accesează la serviciu. Provocarea reprezentată de „dezordinea digitală” e cu atât mai serioasă pentru întreprinderile mici și mijlocii, care se axează pe creșterea afacerii și lasă problemele de securitate și management IT în mâinile angajaților care nu sunt specialiști sau, în cel mai bun caz, le externalizează către un furnizor de servicii IT.