Într-un peisaj economic dinamic, călătoriile de afaceri au devenit un factor-cheie în dezvoltarea companiilor și în consolidarea relațiilor comerciale. Aspectele referitoare la diurne devin importante și pentru angajatori, și pentru salariați.
Indemnizația de delegare zilnică neimpozabilă în România este stabilită la un plafon maxim de 57,5 lei pe zi și în limita a trei salarii de bază corespunzătoare locului de muncă ocupat. Conform Accace Romania, majoritatea angajatorilor din sectorul privat stabilesc nivelul diurnelor la limita superioară a plafonului neimpozabil. Prin comparație, în majoritatea statelor membre UE, indemnizația de delegare zilnică este de 35 euro pe zi, cu un maxim neimpozabil de 87,5 euro pe zi, în limita a trei salarii de bază corespunzătoare locului de muncă ocupat.
Potrivit analiștilor Accace, companiile private pot decide care este suma pe care o vor aloca pentru delegare, în condiţiile prevăzute de lege sau de contractul colectiv de muncă aplicabil. În lipsa unui contract colectiv de muncă, este recomandat ca indemnizația de delegare să fie stabilită prin contractul individual de muncă și prin regulamentul intern al companiei.
Durata maximă de delegare poate ajunge cel mult la 60 de zile calendaristice în 12 luni și se poate prelungi pentru perioade succesive de maximum 60 de zile calendaristice, însă numai cu acordul salariatului. În Uniunea Europeană, în majoritatea statelor membre, diurna zilnică se ridică la 35 euro, cu un plafon fiscal de 87,5 euro pe zi, respectând limita a trei salarii de bază corespunzătoare locului de muncă ocupat.
- Simona Paraschiv (Asociația InspirAction): „Suntem liantul dintre mediul academic și cel de business, formând tinerii de care companiile au mare nevoie”
- [People&Culture in Tech]: Inovație în stilul Silicon Valley – Andrei Bumbu, Engineering Manager, Creative Cloud, despre Garage Week la Adobe
- HR-ul în 2025: ce va rămâne la fel și ce se va schimba
Cum se stabilesc costurile acoperite de angajator pentru deplasările de serviciu
În cazul deplasărilor în afara țării, indemnizația de delegare neimpozabilă pentru angajații români din domeniul privat este de 2,5 ori nivelul legal al diurnei reglementate pentru personalul român trimis în străinătate pentru îndeplinirea unor misiuni cu caracter temporar. Aceasta se acordă în funcție de suma stabilită prin lege în țara unde se realizează călătoria de afaceri. Perioada pentru care se acordă diurna zilnică în străinătate se poate determina în funcție de mijlocul de transport utilizat (ex. tren, mașină și/ sau avion), respectiv momentul trecerii frontierei sau decolării și aterizării avionului.
Pentru deplasările în țară, diurna neimpozabilă se stabilește la nivelul legal acordat de instituțiile publice, indexată cu 2,5. Suma se acordă pe zi calendaristică și este calculată de la plecarea până la întoarcerea în localitatea în care salariatul își are locul permanent de muncă. Legislația din România nu impune vreo limitare angajatorilor privați pentru cuantumul diurnei datorate pentru o zi de delegare, însă stabilește un plafon neimpozabil de 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru indemnizație, prin hotărâre a Guvernului, pentru personalul autorităților și instituțiilor publice. Acest cuantum se traduce în 57,5 lei pe zi, în limita a trei salarii de bază corespunzătoare locului de muncă ocupat.
Diferențe în cazul deplasărilor interne și în afara țării: România vs. Polonia, Ungaria și Cehia
Pentru călătoriile de afaceri în România, condițiile de acordare a diurnelor și valoarea lor neimpozabilă sunt aceleași indiferent de localitatea unde este delegat salariatul. Pentru deplasările în străinătate, diurna poate diferi în funcție de țara unde este delegat salariatul.
Modalitatea în care delegarea este reglementată în mai multe țări ECE suportă reglementări similare, dar nu identice. Pentru cheltuielile de transport, în România, cheltuielile pentru vehiculele folosite exclusiv în scopuri profesionale sunt integral deductibile. Compania trebuie să mențină un jurnal al kilometrilor parcurși, iar angajatul să furnizeze bonuri pentru combustibil pentru justificarea kilometrilor. Costul combustibilului se bazează pe consumul mediu și pe documentele prezentate de angajat. Când combustibilul este achiziționat în străinătate, costul este convertit în lei, având la bază cursul BNR la data alimentării autoturismului.
În Polonia, la începutul fiecărei călătorii, angajatul trebuie să înscrie în raportul de kilometraj numărul de kilometri parcurși, afișat pe tabloul de bord al mașinii. La sfârșitul călătoriei, trebuie să introducă din nou numărul de kilometri efectuați. Diferența dintre aceste două numere reprezintă numărul de kilometri parcurși în timpul călătoriei. Pe baza acestor date, angajatul are dreptul la o compensație. Tarifele sunt stabilite prin lege, în funcție de tipul de vehicul și de mărimea motorului.
Ungaria are proceduri similare pentru a justifica utilizarea mașinii în scopuri de serviciu, inclusiv înregistrarea kilometrajului la începutul și sfârșitul călătoriilor. În plus, angajatul are dreptul la o compensație pentru kilometrii parcurși și pentru combustibil dacă mașina este proprietatea angajatului sau a unei rude directe.
În Cehia, angajatul poate utiliza propriul autovehicul în timpul delegației. Are dreptul la o indemnizație de bază pentru fiecare kilometru parcurs și pentru combustibilul consumat. Indemnizația este destinată să compenseze uzura autovehiculului și service-ul acestuia.
Ce trebuie să știe angajații care se pregătesc de o călătorie în interes de serviciu
Potrivit specialiștilor Accace, indemnizația de delegare include, de exemplu, costul de masă și cheltuieli neprevăzute: taxe de oraș, autostradă și parcare, inclusiv taxe de internet. Și cheltuielile de deplasare sau transport (bilet de avion, bilet de călătorie, combustibil, cheltuielile de cazare) sunt deductibile. Documentele necesare pentru justificarea acestor cheltuieli includ, de exemplu, decizia de delegare emisă de angajator, ordinul de deplasare, decontul de cheltuieli, facturile de cazare și transport sau boarding pass-ul pentru deplasările cu avionul. Una dintre cele mai eficiente metode de coordonare a acestor documente o reprezintă software-urile dedicate gestiunii și decontării cheltuielilor presupuse de călătoriile de afaceri, puse la dispoziție de companiile care asigură servicii de salarizare și administrare de personal.
Diurnele sunt considerate drepturi ale angajatului
Deși plata cheltuielilor de transport, cazare și indemnizația de delegare sunt drepturi garantate salariaților prin lege și/ sau prin contractul colectiv de muncă, Codul Muncii nu stabilește explicit o sancțiune contravențională pentru situațiile în care aceste drepturi nu sunt respectate de angajator. Angajații care se consideră lezați în privința acestor drepturi au la dispoziție mijloace civile ca să solicite respectarea lor, conform legii. Ca urmare, angajatorul poate fi supus unor costuri legale, inclusiv cheltuieli de judecată și executare, dobânzi și penalități pentru neplata sumelor datorate angajatului.
DESPRE ACCACE ROMÂNIA
Prezentă pe piața locală din 2007, a înțeles nevoia clienților de a avea toate procesele interne gestionate sub o singură umbrelă și a devenit un partener proactiv de servicii complete de consultanță și externalizare, care face conexiunea între nevoi și soluții și combină tehnologii inteligente cu o abordare holistică a business-ului fiecărui client. Oferă servicii de contabilitate, raportare, salarizare, administrare de personal și consultanță fiscală, corporate și juridică, printr-un cabinet de avocatură afiliat.
La nivel de grup, dispune de experiența a peste 800 de specialiști în gestionarea proiectelor globale de externalizare a proceselor contabile și de salarizare la scară mică și mare, și are un portofoliu cu peste 2.000 de clienți din diverse industrii. Pe plan internațional, Accace operează ca Accace Circle, o comunitate de business formată din furnizori de servicii BPO și consultanți, ce asigură clienților o experiență unificată și personalizată. Acoperă peste 50 de locații prin aproape 2.500 de profesioniști, sprijină peste 15.000 de clienți, în mare parte companii locale și internaționale din topul Fortune 500 și procesăm cel puțin 200.000 de fluturași de salariu pe lună la nivel global.