Regimul de muncă de la distanță, care a cunoscut o rată de adopție cvasigeneralizată în timpul pandemiei și a fost continuat și după eliminarea restricțiilor, ridică și o serie de provocări companiilor.
Multe organizații au căutat să introducă instrumente de monitorizare a activităților și productivității angajaților, însă acestea au fost întâmpinate de multe ori cu reticență de angajați. Experții în dreptul muncii avertizează că organizațiile se pot confrunta cu serioase probleme în gestionarea resursei umane la distanță, ce pot aduce litigii juridice sau amenzi în cuantum de doi până la patru la sută din cifra de afaceri.
Potrivit experților în dreptul muncii, companiile se pot baza pe anumite linii directoare atunci când analizează implicațiile legale ale unor astfel de opțiuni de monitorizare a angajaților.
- theCoRD, prima soluție AI de team coaching din lume, creată de un startup românesc, se extinde la nivel global
- LEONI România premiază performanța copiilor angajaților
- SD Worx finalizează achiziția liderului de piață din România în domeniul soluțiilor de salarizare și HR
“Companiile trebuie să aibă argumente contextuale foarte solide care să justifice de ce soluția implementării unor instrumente de monitorizare a angajaților la distanță este singura care le poate ajuta în realizare scopului pretins. Prevederile legale trebuie să fie corelate întotdeauna cu contextul faptic al companiei care utilizează asemenea sisteme.
Riscurile se împart între posibilitatea unei amenzi (stabilirea cuantumului lor este, practic, la discreția autorităților de supraveghere din statele membre – ANSPDCP, la noi -, iar acestea trebuie să respecte condițiile în materie din GDPR și să nu treacă de cuantumurile maxime impuse în regulament – zece milioane de euro sau doi la sută din cifra de afaceri, pentru unele încălcări, 20 de milioane de euro sau patru la sută din cifra de afaceri pentru altele), riscul reputațional – de obicei, aceste sancțiuni devin publice; în România, de exemplu, sunt publicate numele companiilor sancționate – sau chiar riscul de a fi obligate la daune morale de persoanele afectate de aceste monitorizări”, susține Andreea Suciu, Managing Partner, Suciu – Employment and Data Protection Lawyers.
Ce pot face companiile care vor să monitorizeze activitatea angajaților pentru a se feri de litigii
Potrivit experților, particularitățile activităților pot genera diverse riscuri și provocări companiilor. Motive care au în vedere protejarea proprietății intelectuale pot constitui argumente bune pentru adoptarea unor soluții de monitorizare a activității angajaților. Orice companie interesată ar trebui să fie pregătită să răspundă la întrebări precum: De ce sunt insuficiente clauzele contractuale în protejarea drepturilor de proprietate intelectuală? De ce măsurile de securitate nu oferă o protecție suficientă pentru drepturile de proprietate intelectuală.
Pentru a se asigura că monitorizarea angajaților se produce în termeni legali, companiile trebuie să urmeze anumiți pași.
“O evaluare a impactului asupra protecției datelor a soluției software intenționate – deși nu este un pas legal obligatoriu, având în vedere categoriile de date pe care le poate colecta, de exemplu, aplicațiile utilizate, timpul alocat per aplicație, numele site-urilor, capturile de ecran, accesul la unitatea externă, etc. Astfel, se recomandă realizarea unei înțelegeri ale tehnologiei utilizate și a impactului acesteia asupra persoanelor vizate, în speță angajații.
O evaluare a intereselor legitime ale companiei și de ce un astfel de interes prevalează asupra drepturilor fundamentale ale angajaților este o necesitate și ar trebui să explice de ce poate fi efectuată o astfel de activitate. Este necesară trimiterea unei notificări prealabile, întrucât angajații trebuie informați înainte de a instala o astfel de soluție.
O atenție deosebită trebuie acordată și cerințelor locale – în România, companiile ar trebui să respecte și consultarea prealabilă obligatorie cu sindicatul/ reprezentanții salariaților. Datele de monitorizare nu pot fi stocate mai mult de 30 de zile, iar perioadele de păstrare mai lungi necesită un raționament justificat suplimentar”, explică Andreea Suciu.
Cum funcționează soluțiile de monitorizare a angajaților la distanță
Majoritatea soluțiilor software de monitorizare urmăresc și înregistrează informații detaliate despre activitatea utilizatorului, istoricul căutărilor web ale utilizatorului, timpul de inactivitate, mesajele instantanee, mișcarea fișierelor, productivitate, descărcări, încărcări, lucrări de imprimare, utilizarea dispozitivului USB, acces la rețea și multe altele, în funcție de preț, configurații tehnice ale software-ului, etc.
De fiecare dată când se deschide un nou program, software-ul va colecta automat un set de date. Aceste informații sunt compilate ulterior într-un raport de urmărire a “productivității”, pe baza căruia compania își poate ajusta procesele de afaceri. Pe lângă urmărirea activității online, alte soluții avansate înregistrează și ecranul utilizatorului, permit vizualizarea în direct a ecranului computerului, transmiterea/ înregistrarea video live de la camera web și chiar înregistrarea vocală (opțional). Toate acestea permit companiilor să-și stabilească activitățile și să-și înțeleagă productivitatea și sarcinile care necesită timp.
Angajații privesc însă cu îngrijorare instrumentele de monitorizare a activităților de la distanță și invocă disconfortul creat de senzația de supraveghere, disconfort constant și care, pe termen lung, poate afecta productivitatea salariatului, indică experții în dreptul muncii.
DESPRE SUCIU – EMPLOYMENT AND DATA PROTECTION LAWYERS
Este o firmă multilingvă (română, engleză și germană), dedicată să exceleze în dezvoltarea de soluții creative și practice pentru cele mai complexe și sofisticate probleme în domeniul dreptului muncii și al protecției datelor. A fost desemnată “Firma de avocatură în domeniul dreptului muncii 2019”, la Gala de lansare și premiere THE TIMES Legal Innovation (Romanian Legal Awards) și a fost clasificată drept “Firm to Watch”, în 2023, de Legal500, unul dintre cele mai importante directoare juridice din lume.
